Udělejte si pořádek v datech: 4 otázky, které vám s tím pomohou.

Uspořádání dat ve firmě - počítač s přehledně uspořádanými daty

Toužíte po efektivním řízení celého podniku? Pak usilujte o to mít dobrý přehled v datech a procesech, které probíhají ve vaší firmě i v jednotlivých odděleních. Kromě řízení firmy tuto znalost využijete i k rychlejšímu zaučení nových zaměstnanců. Rychle a jasně jim předáte informace o tom, jak to u vás chodí.

Je užitečné mít svoje data pod kontrolou a mít v nich pořádek?

Rozhodně ano. A to hned z několika důvodů. Pojďme si je rozebrat.

Kdo vlastní data ve vaší firmě?

Víte, komu patří data, která generujete? Pokud ne, určitě si na tuto otázku odpovězte. Danému člověku tuto povinnost zdůrazněte, aby si ji i on plně uvědomil.

Možná vás jako první napadly odpovědi, se kterými se ve firemní praxi často setkáváme:

  • data nejsou prostě nikoho,
  • data jsou určitě IT oddělení (ne že by o tom IT někdo informoval, ale proč také, když se to „rozumí samosebou“).

Po krátkém zamyšlení vás jistě napadne, že data patří firmě samotné. Ta je nepochybně vlastníkem dat, ale my teď hledáme spíše odpovědnou osobu. Další možností jsou jednotliví uživatelé, kteří s daty pracují. Ti určitě mají svůj podíl na správě dat.

Kdo za data zodpovídá?

Nicméně odpovědnost za to, co se ve firmě děje, má management, protože řídí jednotlivá oddělení.

Je to právě manažer, který by měl vědět, co jeho podřízení dělají. Hlavně kvůli tomu,aby je mohl úkolovat a řídit. To je důvod, proč by měl mít také přehled o procesech, které probíhají na jeho oddělení.

Manažer by měl znát, jaká data v jeho sekci vznikají, jaká přichází a odchází a jaká data jsou na jeho oddělení zpracovávána. Tyto informace jsou zásadní pro fungování vašeho oddělení i celé firmy.

Uspořádání dat ve firmě - počítač s přehledně uspořádanými daty

Jste na datech závislí?

Určitě alespoň jedno z vašich oddělení má nějaká data v elektronické podobě, se kterými pracuje. Ať už se pohybujete v jakémkoliv sektoru. I ta nejmenší firma dnes při práci využívá data.

Pokud např. výrobní linka neví, co má vyrábět, budou prostoje. Pokud váš obchodník nevidí do svého kalendáře, nejspíš nebude vědět kdy a kde má schůzky. Příkladů můžeme vymyslet celou řadu.

Kdo je za data odpovědný?

Jak už jsme odhalili – je to manažer. Ten zodpovídá za práci a výkonnost svého oddělení. Je to právě on, kdo by měl říct, do jaké míry potřebuje mít přístup ke svým datům a systémům. Možná si říkáte, že data potřebujete pořád, ale není to tak. Status pořád by se vám v tomto případě pořádně prodražil. Hned vám vysvětlím proč.

Jak moc potřebuji nějaká data?

Když vám ve firmě přestane fungovat počítač, jak rychle ho dokážete nahradit? Odpověď záleží na několika faktorech – např. jestli jste zálohovali, kde máte v současnosti zálohu nebo kam jste nahrávali data.

Chcete efektivně řídit data? Pak si odpovězte na tyto 4 otázky:

1. Kdy potřebuji mít data dostupná?

Pokud jste úředník u přepážky, tak od pondělí do pátku mezi 7:00 a 18:00. Co se děje s daty mimo tento čas je vám celkem jedno.
Pokud děláte na finančním úřadě, musíme dodat, že od 10. do 31. března je to od 6:00 do 22:00 včetně víkendů, protože je potřeba přijmout daňová přiznání.

2. Kdy data nepotřebuji mít dostupná?

To může vypadat jako nepodstatné, ale i to je důležité. Říkáte tím IT oddělení, kdy může naplánovat servisní okna. Je to doba, kdy s těmito výpadky budete počítat.

3. Jak rychle musí být data obnovena?

Nehody se stávají v každé firmě. Proto neváhejte určit, jak rychle po události chcete data obnovit. Den nečinnosti účetního oddělení nemusí vadit, pokud není poslední den, kdy mají odcházet výplaty nebo platba daní.

4. Kolik práce můžu ztratit?

Zvláštní otázka, která vám napoví, jak často máte zálohovat.
Můžete si zvolit různou četnost. Existují zálohy velice časté (hodinové), denní nebo týdenní. Záleží na vaší potřebě a faktu, jak moc nových dat vyprodukujete a jak často data měníte.

Ujasněte si nad těmito tématy myšlenky a mluvte o nich se svými podřízenými.

Jak si spočítat ztráty z výpadků a prostojů?

Na pomoc si pozvěte jednoduché výpočty. Ty vám pomohou vyčíslit případné ztráty z prostojů apod.

Př.: Hrubá mzda ve výši 30 000 Kč vás jako zaměstnavatele stojí cca 250 Kč na hodinu. Hodinový výpadek elektřiny ve firmě, kde máte 100 lidí vás vyjde na 25 000 Kč jen na mzdách. Přidejte k tomu ztrátu zisku, smluvní pokuty z prodlení, náklady na opravu atd. Uvidíte, že naše společné zamyšlení může vaší firmě ušetřit hodně peněz.

Jak to převést do praxe?

Odneste své požadavky na IT oddělení a zeptejte se, jestli je umí splnit.

Nejspíš se dozvíte, že IT už zálohy nějak nastavené má. Obvykle podle toho „jak si myslí, že by vám to mohlo vyhovovat“. Může se stát, že vám IT nebude umět vyhovět a bude požadovat investice. To je naprosto v pořádku.

Jen si dobře spočítejte, jestli náklady na ochranu (výše investice) nejsou vyšší než odhadovaná škoda.

IT oddělení můžete vnímat jako servisní organizaci se kterou uzavíráte SLA (smlouva o úrovni poskytovaných služeb). IT oddělení takový rozhovor zpravidla vítá, protože jinak je odkázáno na své nejlepší přesvědčení o vašich potřebách. A ty se nemusí shodovat.

Odpovězte si na naše otázky

Projděte si tuto malou analýzu, udělejte si přehled ve svých datech a v zodpovědných osobách. Zlepšíte a zrychlíte tak řízení své organizace (budete ihned vědět, za kým jít, když se něco stane). Rozhodně tak pomůžete i svému IT oddělení, které bude přesně vědět, co po něm chcete. Vše si nastavíte tak, aby vám IT pomáhalo namísto toho, aby vás brzdilo.

Navíc takto popsaná data a procesy jsou pro vás skvělým předpokladem pro tvorbu Business Impact Analýzy a Analýzy rizik, ale o těch zase příště. 🙂

Teď už se pusťte do odpovědí na naše otázky. Pokud budete potřebovat pomoci, napište nám. Rádi vám poradíme.

Táta a nadšenec. Pokud se nevěnuje informační bezpečnosti a IT bezpečnosti v práci, nejspíš ho najdete doma s rodinou. K IT bezpečnosti se dostal náhodou v roce 2010, od té doby se systematicky vzdělává a hledá nové podněty pro zlepšení zabezpečení zákazníků. Rád popularizuje kybernetickou bezpečnost na konferencích. Ve zbytcích volného času pomýšlí na Ironmana. Konzultant informační bezpečnosti MENZO, a.s.
Komentáře

Přidat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře. Zásady zpracování osobních údajů